Glossar: Vorzimmerfunktion

TELEFONSERVICE GLOSSAR: VORZIMMERFUNKTION

Das Vorzimmer im klassischen Sinne ist der erste Anlaufpunkt für alle, die den Chef sprechen möchten. Sie müssen sich erst bei der Sekretärin melden und einen Termin ausmachen oder zumindest nachfragen, ob die gewünschte Person gerade zu sprechen ist.

Wenn Sie kein eigenes Büro oder Räumlichkeiten für eine Sekretärin haben, müssen sie dennoch nicht auf die Vorzimmerfunktion verzichten. Phonea bietet Ihnen genau diese Funktion an, sodass Sie jeden Anrufer persönlich angekündigt bekommen.

Der Telefonservice von phonea übernimmt die Funktion des Vorzimmers. Die freundlichen und kompetenten Mitarbeiter leiten den Anrufer an Sie weiter. Können Sie das Gespräch gerade nicht annehmen, nehmen die phonea Mitarbeiter das Gespräch zurück und geben dem Anrufer einen mit ihnen im Vorfeld besprochenen Abwesenheitsgrund. Im Anschluss werden Name, Telefonnummer und das Anliegen des Anrufers notiert und per SMS, E-Mail oder Fax, ganz nach Ihren Wünschen, an Sie weitergeleitet. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr um verloren gegangene Anrufe und verärgerte Kunden oder Geschäftspartner machen.

Natürlich halten sich die Sekretärinnen von phonea genau an die Absprachen mit Ihnen. Sie nehmen die Daten auf, die Sie vom Anrufer benötigen und geben die Auskünfte, die mit Ihnen abgesprochen sind. Sie erhalten nach jedem Anruf eine Anrufnotiz und zusätzlich eine Zusammenfassung am Ende des Tages.