Glossar: Sekretariatsservice

Mit dem Glossar vom phonea Telefonservice noch besser informiert!
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TELEFONSERVICE GLOSSAR: SEKRETARIATSSERVICE

Mit dem phonea Sekretariatsservice sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Die Mitarbeiter von phonea entlasten Sie kompetent und freundlich. Dabei bietet Ihnen der phonea Sekretariatsservice die Aufnahme und das Schreiben von Transkriptionsdateien sowie Ihrer Unternehmenspost. Ob Briefe, E-Mails oder Faxe, Ihre Post wird formuliert und formatiert und darüber hinaus haben Sie mit dem phonea Sekretariatsservice eine perfekte Anlaufstelle für Ihre eingehenden Anrufe, wie bei einem klassischen Vorzimmer.

SO KANN DIE ANRUFENTGEGENNAHME DURCH PHONEA IHNEN HELFEN…

Ein Sekretariatsservice soll Ihnen Aufgaben abnehmen, für die Sie keine Zeit haben, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Viele Geschäftsführer verbringen sehr viel Zeit am Telefon. Teilweise mit Anliegen, die sie besser delegieren könnten oder die bis zu einem späteren Zeitpunkt hätten warten können, um sie dann effizient und gebündelt abzuarbeiten. Dazu gehören Terminvereinbarungen mit Geschäftspartnern und Kunden oder das Abwimmeln von nicht willkommenen Anrufern.

Der phonea Sekretariatsdienst übernimmt diesen Service für Sie, so dass Sie den Kopf frei haben für Ihre eigentlichen Tätigkeiten. Dabei haben Sie nur den Bruchteil der Kosten, die für ein Büro und eine Sekretärin anfallen würden. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall Ihres Sekretariates ist der phonea Telefonservice ebenfalls für Sie da und übernimmt die Funktion des Vorzimmers. Die Anrufentgegennahme durch die phonea Sekretärin erfolgt in Ihrem Firmennamen. So entgeht Ihnen kein wichtiger Anruf und Anrufer bekommen kompetent und freundlich Auskünfte. Sie erhalten Anrufnotizen sowie eine Zusammenfassung am Tagesende und können den Anrufer zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen.

WEITERE BEGRIFFE IM PHONEA TELEFONSERVICE – LEXIKON

/// SEKRETARIATSSERVICE LEISTUNGEN

Service-Zeiten

Montags bis Freitags jeweils 7 – 19 Uhr. Upgrade auf 24/7 möglich.

Rund um die Uhr

Das Serviceupgrade ist für 29,50 Euro netto monatlich möglich. Dafür sind wir dann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Sie da.

Persönliche Begrüßung

Sie bestimmen, wie unsere Kolleginnen sich für Sie melden dürfen. Definieren Sie einfach in unserem BackofficeManager Ihren gewünschten Meldetext.

Vorzimmerfunktion

Auf Wunsch stellen wir alle oder nur ausgewählte Anrufe zu Ihnen durch.

Direkt informiert

Unmittelbar nach der Anrufbearbeitung informieren unsere Sekretärinnen Sie sofort per Email, SMS oder per Fax über den eingegangenen Anruf. Am Ende des Tages können Sie eine kostenlose Zusammenfassung aller Anrufe im PDF-Format erhalten. Oder Sie schauen einfach direkt online im BackofficeManager nach.

Quick Login

Ausgewählte Funktionen (z.B: Umschaltung der Abwesenheitsgründe, Durchstellen von Anrufen ein/aus) können Sie über Safe-URLs direkt ausführen ohne sich jedesmal in unserem BackofficeManager einloggen zu müssen.

Mitarbeiter-Verwaltung

Wenn Sie über Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma verfügen, können Sie diese in unserer Mitarbeiterverwaltung kostenlos erfassen. Unsere Sekretärinnen wissen so genau, wer bei Ihnen für welche Tätigkeiten zuständig ist. So kann jeder Mitarbeiter auch direkt über einen Anruf für ihn informiert werden.

Terminvergabe

In unserem BackofficeManager können Sie Ihren Google Kalender integrieren. Wir vergeben dann Termine nach Ihren Vorgaben.

FAQ-Liste

Mit vier Standardfragen können Sie unseren Sekretärinnen die wichtigsten Informationen für Ihre Anrufer an die Hand geben.

Telefonservice Tarife

Mit unserem CALL2-Tarif sind Sie immer auf der sicheren Seite: pauschale Abrechnung pro Anruf, egal wie lange der Anruf dauert. Das Rechenbeispiel ist durchaus simple: bei 20 Anrufen im Monat zahlen Sie einfach 20 x 1,70 Euro = 34,00 EUR netto. Es gibt keine versteckten oder unkalkulierbaren Kosten für Sie!

Haben Sie ein festes Anrufkontingent pro Monat? Dann sind unsere ANRUFPAKETE genau das richtige für Sie! Bei einer festen Abnahmemenge zahlen Sie pro Monat statt 1,70 EUR netto nur 1,40 EUR netto pro Anruf. Die Anrufpakete lassen sich jeweils in 50er Schritten buchen (50 Anrufe, 100 Anrufe, 150 Anrufe, …). Bitte beachten Sie hierbei, dass nicht verbrauchte Anrufe am Ende des Monats verfallen und nicht in den Folgemonat übertragen werden können. Wenn Sie mehr als die gebuchte Anrufmenge verbrauchen, werden alle Anrufe darüber hinaus mit 1,70 EUR netto abgerechnet.

TARIF CALL2
keine Einrichtungsgebühr
keine monatliche Grundgebühr
nur 1,70 EUR pro Anrufannahme ^{2) 4)}
0,00 EUR pro Gesprächsminute
0,00 EUR/Anrufnotiz Anrufbenachrichtigung per E-Mail
Call2 jetzt beauftragen

TARIF ANRUFPAKET
keine Einrichtungsgebühr
Paketabhängige monatliche Grundgebühr
nur 0,00 EUR pro Anrufannahme ^{2) 3)}
0,00 EUR pro Gesprächsminute
0,00 EUR/Anrufnotiz Anrufbenachrichtigung per E-Mail
Anrufpaket jetzt beauftragen

Vollständige Preistabelle anzeigen

2) Es erfolgt keine Berechnung bei sogenannten „Auflegern“ oder Anrufern, die sich verwählt haben.

3) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr 19-7, Sa-So 0-24) werden nicht über das Anrufkontigent abgerechnet, sondern pauschal mit 2,70 EUR netto pro Anruf in Rechnung gestellt. Anrufe oberhalb der Freimenge werden mit 1,70 EUR netto pro Anruf berechnet.

4) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr. 19-7, Sa-So 0-24) werden mit 2,70 EUR statt 1,70 EUR netto pro Anruf berechnet.