Sie sind Existenzgründer und werden ständig angerufen, können aber vorläufig nicht Ihr Telefon mit einer Vollzeitkraft besetzen? Das ist ein typisches Problem von Startups in der Aufbauphase. In dieser Situation hilft Ihnen unser Telefon- und Sekretariatsservice. Letzterer nimmt Ihnen weitere Routinearbeiten im Sekretariat ab. Ihr Vorteil: Sie bezahlen dadurch keine Vollzeitkräfte, lagern aber viele Tätigkeiten aus, die unregelmäßig anfallen und dann schnell erledigt werden müssen. Nicht zuletzt sind Sie durch den Telefonservice ständig erreichbar, was für den Geschäftserfolg nicht nur in der Gründungsphase unabdingbar ist. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und lassen Sie unsere freundlichen Mitarbeiter*innen Ihre Anrufe entgegennehmen.
Unsere Telefone sind im Standardpaket von Montag bis Freitag zwischen 07:00 und 19:00 Uhr besetzt. Ausgenommen sind bundesweit einheitliche Feiertage. Sie können sich auch gegen einen kleinen Aufpreis (nur 29,50 Euro monatlich) für die 24/7/365-Erreichbarkeit entscheiden, also rund um die Uhr. Bei Inbound-Calls (eingehenden Anrufen) dokumentieren wir den Namen der anrufenden Person sowie den Grund ihres Anrufs. In unserer FAQ-Liste finden Sie vier Standardfragen für unsere Sekretärinnen, mit denen diese von jedem Anrufer sofort die wichtigsten Informationen aufnehmen können. Direkt im Anschluss erhalten Sie die entsprechende Information wahlweise per E-Mail, SMS oder Fax. Auf Wunsch stellen stellen wir Ihnen jeweils am Tagesende eine Zusammenfassung sämtlicher Anrufe als PDF zur Verfügung. Dieser Service ist für Sie kostenfrei. Darüber hinaus können Sie die Anrufliste auch selbstständig in Ihrem Kundenlogin einsehen. Unsere Mitarbeiter*innen sind umfassend geschult und berücksichtigen vollumfänglich alle Vorgaben der DSGVO (Datenschutz).
Zum Sekretariatsservice kann eine Vorzimmerfunktion gehören. Diese ist für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner wichtig. Sie können bei uns diese Funktion im Kundenlogin buchen. Dort finden Sie eine Weiterleitungsfunktion. Sie können dort auch Ihre Mitarbeiter in die Mitarbeiterverwaltung kostenlos eintragen. Unsere Sekretärinnen können damit jeden Anruf an den jeweiligen Mitarbeiter weiterleiten. Sie haben auch die Möglichkeit, nur die Anrufe ausgewählter Personen weiterzuleiten. Dies geschieht über die Festlegung der jeweiligen Rufnummer.
Unser BackofficeManager bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren eigenen Google-Kalender zu integrieren. Diese Funktion kann Sie als Existenzgründer sehr entlasten. Sie haben mit Ihrem Startup alle Hände voll zu tun: Belasten Sie sich nicht noch mit der Koordination von Terminen. Wenn Sie es wünschen, vergeben unsere Sekretärinnen die Termine an Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner nach Ihren Vorgaben. Der Google-Kalender ist mit Ihren Devices synchronisiert, wie Sie das auch schon vom PC zum Smartphone oder Tablet (und umgekehrt) kennen. Sie sehen also den durch uns vergebenen Termin sofort auf Ihrem Rechner, Smartphone oder Tablet – wo immer Sie sich gerade aufhalten.
Günstiger als mit unseren Tarifen kann niemand ein Startup gründen und dabei diese wichtigen Services auslagern. Wir rechnen Anrufe pauschal und zeitunabhängig ab, so bei unregelmäßigem Aufkommen mit 1,50 €/Anruf, bei einem festen Kontingent sogar nur mit 1,20 €/Anruf. Sie können hierfür Anrufpakete in 50er-Schritten buchen. Eine Einrichtungsgebühr gibt es bei unserem Tarif Call2 nicht, versteckte Kosten ebenfalls nicht. Sollte sich jemand verwählt haben, berechnen wir Ihnen diesen Anruf nicht.
Für einen geringen Aufpreis von 29,50 Euro je Monat sind wir gerne rund um die Uhr an allen Wochentagen zur Verfügung. Natürlich auch an Feiertagen.
Da wir keine langen Vertragslaufzeiten haben, können Sie uns auch nur als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung in Anspruch nehmen. Wir sind auch kurzfristig einsatzbereit.
Unser Kundenlogin, auch BackofficeManager genannt, steht Ihnen nach Accountfreischaltung zur Verfügung. Dort können Sie alle Leistungen in Anspruch nehmen und Ihren Account komplett administrieren.
Der Anruf geht in Ihrem Office ein. Wenn Sie nicht erreichbar sind oder gerade im Gespräch sind greift nun die Anrufweiterleitung.
Jetzt leitet Ihre Telefonanlage den Anruf zu phonea weiter. Unsere Sekretärinnen sind nun informiert und kümmern sich um Ihren Anrufer.
Unsere phonea Sekretärin nimmt den Anruf in Ihrem Firmennamen entgegen.
Der Anruf wird nun entsprechend Ihren Vorgaben bearbeitet. Wir nehmen zusätzlich den Namen, Firmenbezeichnung, Telefonnummer und den Grund des Anrufs auf. Wenn Sie zusätzliche Informationen wünschen (z.B. Aktenzeichen, Bestellnr., Kunden.) ist dies auch möglich.
Nach Abschluss der Anrufbearbeitung erhalten Sie direkt eine Information per Email, SMS oder Fax. Zusätzlich sehen Sie jeden Anruf in unserem Kundenlogin.
Montags bis Freitags jeweils 7 – 19 Uhr. Upgrade auf 24/7 möglich.
Das Serviceupgrade ist für 29,50 Euro netto monatlich möglich. Dafür sind wir dann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Sie da.
Sie bestimmen, wie unsere Kolleginnen sich für Sie melden dürfen. Definieren Sie einfach in unserem BackofficeManager Ihren gewünschten Meldetext.
Auf Wunsch stellen wir alle oder nur ausgewählte Anrufe zu Ihnen durch.
Unmittelbar nach der Anrufbearbeitung informieren unsere Sekretärinnen Sie sofort per Email, SMS oder per Fax über den eingegangenen Anruf. Am Ende des Tages können Sie eine kostenlose Zusammenfassung aller Anrufe im PDF-Format erhalten. Oder Sie schauen einfach direkt online im BackofficeManager nach.
Ausgewählte Funktionen (z.B: Umschaltung der Abwesenheitsgründe, Durchstellen von Anrufen ein/aus) können Sie über Safe-URLs direkt ausführen ohne sich jedesmal in unserem BackofficeManager einloggen zu müssen.
Wenn Sie über Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma verfügen, können Sie diese in unserer Mitarbeiterverwaltung kostenlos erfassen. Unsere Sekretärinnen wissen so genau, wer bei Ihnen für welche Tätigkeiten zuständig ist. So kann jeder Mitarbeiter auch direkt über einen Anruf für ihn informiert werden.
In unserem BackofficeManager können Sie Ihren Google Kalender integrieren. Wir vergeben dann Termine nach Ihren Vorgaben.
Mit vier Standardfragen können Sie unseren Sekretärinnen die wichtigsten Informationen für Ihre Anrufer an die Hand geben.
Mit unserem CALL2-Tarif sind Sie immer auf der sicheren Seite: pauschale Abrechnung pro Anruf, egal wie lange der Anruf dauert. Das Rechenbeispiel ist durchaus simple: bei 20 Anrufen im Monat zahlen Sie einfach 20 x 1,50 Euro = 30,00 EUR netto. Es gibt keine versteckten oder unkalkulierbaren Kosten für Sie!
Haben Sie ein festes Anrufkontingent pro Monat? Dann sind unsere ANRUFPAKETE genau das richtige für Sie! Bei einer festen Abnahmemenge zahlen Sie pro Monat statt 1,50 EUR netto nur 1,20 EUR netto pro Anruf. Die Anrufpakete lassen sich jeweils in 50er Schritten buchen (50 Anrufe, 100 Anrufe, 150 Anrufe, …). Bitte beachten Sie hierbei, dass nicht verbrauchte Anrufe am Ende des Monats verfallen und nicht in den Folgemonat übertragen werden können. Wenn Sie mehr als die gebuchte Anrufmenge verbrauchen, werden alle Anrufe darüber hinaus mit 1,50 EUR netto abgerechnet.
2) Es erfolgt keine Berechnung bei sogenannten „Auflegern“ oder Anrufern, die sich verwählt haben.
3) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr 19-7, Sa-So 0-24) werden nicht über das Anrufkontigent abgerechnet, sondern pauschal mit 2,50 EUR netto pro Anruf in Rechnung gestellt. Anrufe oberhalb der Freimenge werden mit 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
4) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr. 19-7, Sa-So 0-24) werden mit 2,50 EUR statt 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
Du bist ein richtiger Telefon-Muffel? Dann lass uns doch Deine Telefonate übernehmen Hier sind 5 Gründe, warum Du unseren Service buchen solltet:
🤓 Ein Telefonsekretariatsservice bietet einen professionellen Kundenservice, indem sie eingehende Anrufe im Namen des Unternehmens beantworten. Die Anrufer erhalten eine freundliche und professionelle Antwort, was den Eindruck vermittelt, dass das Unternehmen gut organisiert und seriös ist.
🕒Ein Telefonsekretariatsservice bietet Unternehmen die Flexibilität, Anrufe rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche, zu beantworten. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder für solche, die außerhalb der normalen Geschäftszeiten Anrufe erhalten.
📞 Ein Telefonsekretariatsservice kann Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem er eingehende Anrufe entgegennimmt und weiterleitet, sodass Mitarbeiter sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Dadurch werden die Produktivität und die Effizienz des Unternehmens gesteigert.
💸Ein Telefonsekretariatsservice kann kosteneffektiver sein als die Einstellung eines Vollzeit-Sekretariats oder die Schulung der Mitarbeiter, um eingehende Anrufe zu beantworten. Das Unternehmen kann Geld sparen, indem es nur für die tatsächlich genutzten Dienstleistungen zahlt.
📈 Ein Telefonsekretariatsservice kann sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und wachsen, wenn das Unternehmen wächst. Das Unternehmen kann die Dienstleistungen erweitern oder einschränken, je nach Bedarf und Geschäftsentwicklung.
Mehr Infos zu unseren Leistungen gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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Telefonieren ist nicht Dein Ding? Dann lass uns das doch für Dich übernehmen.
Unser Sekretariatsservice und Telefonservice ist für nahezu jede Unternehmensform geeignet. Egal, ob Einzelunternehmer, Rechtsanwälte, Notare oder mittelständige Betriebe. Sprich uns einfach an, wir finden gemeinsam die passende Telefonservice-Lösung für Dich.
Unsere Telefonzentrale im Überblick:
🕓 Erreichbar von Montag bis Freitag, 7-19 Uhr
🔄 Auf Wunsch auch als 24/7-Service erweiterbar
👥 Mitarbeiterverwaltung mit eigenen Benachrichtigungsfunktionen
✉️ Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax nach Anrufbearbeitung
🚫 Telefonservice ohne Grundgebühr und ohne Einrichtungsgebühr
Noch mehr Infos zu unseren Angeboten gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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Wir wünschen allen Papas da draußen einen schönen Vatertag. Ihr seid die Helden unserer Kindheit. 🫶🦸
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Wir wünschen allen Müttern da draußen einen wunderschönen Muttertag. Ihr seid großartig! 💐
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Wir haben die künstliche Intelligenz ChatGPT gefragt, warum Unternehmen einen Telefonsekretariatsservice nutzen sollten. Tja, dem ist nichts mehr hinzuzufügen oder? 🤭😎
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Ach ja, das Homeoffice. Die einen lieben es, die anderen hassen es. 💻
Wusstet Ihr, dass Ticketsysteme Euch auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern können?
Generell sind Ticketsysteme perfekt, wenn mehrere Kollegen zusammen an einer Sache arbeiten, wie zum Beispiel dem Kundenservice. Kunden können mit dem Service über das System kommunizieren, ganz einfach Aufträge einstellen und sich die fertigen Arbeiten dort abholen. Aber auch Kollegen untereinander profitieren von E-Mail-Ticketsystemen. Die Systeme sind meist einfach und leicht zu bedienen. Sie bieten dabei alle benötigten Funktionen und lassen alle Schritte gut nachverfolgen. Es lässt sich genau erkennen, welcher Kollege das Ticket bearbeitet hat, wann das technische Serviceteam benötigt wird und wann das Ticket vom Kunden oder vom Mitarbeiter geschlossen wurde.
Mehr Infos zu den Ticketsystemen gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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Bereits seit Juli 2004 stärken wir unseren Kunden mit unseren Sekretariats- und Office-Lösungen den Arbeitsalltag.
Gerne halten wir auch Ihnen den Rücken frei. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
0800 / 80 70 100-0
0800 / 80 70 100-001
Tipps und Hinweise zur Einrichtung einer Rufumleitung. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag Rufumleitung einrichten
