Glossar: Telefonauftragsdienst

Mit dem Glossar vom phonea Telefonservice noch besser informiert!
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TELEFONSERVICE GLOSSAR: TELEFONAUFTRAGSDIENST

Warum sollten Firmen einen Telefonauftragsdienst benötigen? Viele Kunden erwarten eine nahezu ständige Erreichbarkeit und möchten das Gefühl haben, dass sich um ihre Anliegen gekümmert wird. Im täglichen Geschäft ist es aber nicht immer möglich, Telefonanrufe zu beantworten und die ganze Aufmerksamkeit darauf zu richten, besonders wenn es sich nur um eine einfache Auskunft handelt. Nicht jedes Unternehmen beschäftigt eine Telefonzentrale oder stellt Sekretärinnen ab, die den ganzen Tag Telefongespräche annehmen. Durch einen Telefonauftragsdienst bleibt die Konzentration bei den Kernkompetenzen. Und dennoch geht kein Anruf verloren. Die Anrufe werden von phonea angenommen und gefiltert.

Der phonea Telefonauftragsdienst kann Anrufe gezielt an bestimmte Personen weiterleiten. Kunden haben damit immer schnell den richtigen Ansprechpartner zur Verfügung, der ihnen weiterhilft. Dabei können die kompetenten Mitarbeiter von phonea auch selbst einfache Fragen beantworten, die bereits bekannt sind. Natürlich können eher unerwünschte Anrufe wie Anfragen von Callcentern oder Vertretern abgewiesen werden. Einem bestmöglichen Kundenservice steht damit nichts mehr im Weg.

Das eigene Büropersonal kann sich ebenfalls auf das Tagesgeschäft und die wichtigen Aufgaben konzentrieren, ohne ständig vom Telefon gestört zu werden. Dabei nehmen die Mitarbeiter vom Telefonauftragsdienst die Anliegen auf, bearbeiten sie oder leiten sie entsprechend weiter. Kunden werden nicht verärgert und bekommen die bestmögliche Hilfe für ihre Anfragen. Es gehen keine Anrufe verloren und die Nachricht über die eingegangenen Anrufe und den Grund des Anrufs wird direkt nach dem Gespräch von dem phonea Mitarbeitern an den Auftraggeber übermittelt. Das kann per E-Mail, Fax oder SMS erfolgen, ganz nach der individuellen Absprache. Der Dienst steht dabei nach den individuellen Absprachen zur Verfügung.

/// SEKRETARIATSSERVICE LEISTUNGEN

Service-Zeiten

Montags bis Freitags jeweils 7 – 19 Uhr. Upgrade auf 24/7 möglich.

Rund um die Uhr

Das Serviceupgrade ist für 29,50 Euro netto monatlich möglich. Dafür sind wir dann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Sie da.

Persönliche Begrüßung

Sie bestimmen, wie unsere Kolleginnen sich für Sie melden dürfen. Definieren Sie einfach in unserem BackofficeManager Ihren gewünschten Meldetext.

Vorzimmerfunktion

Auf Wunsch stellen wir alle oder nur ausgewählte Anrufe zu Ihnen durch.

Direkt informiert

Unmittelbar nach der Anrufbearbeitung informieren unsere Sekretärinnen Sie sofort per Email, SMS oder per Fax über den eingegangenen Anruf. Am Ende des Tages können Sie eine kostenlose Zusammenfassung aller Anrufe im PDF-Format erhalten. Oder Sie schauen einfach direkt online im BackofficeManager nach.

Quick Login

Ausgewählte Funktionen (z.B: Umschaltung der Abwesenheitsgründe, Durchstellen von Anrufen ein/aus) können Sie über Safe-URLs direkt ausführen ohne sich jedesmal in unserem BackofficeManager einloggen zu müssen.

Mitarbeiter-Verwaltung

Wenn Sie über Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma verfügen, können Sie diese in unserer Mitarbeiterverwaltung kostenlos erfassen. Unsere Sekretärinnen wissen so genau, wer bei Ihnen für welche Tätigkeiten zuständig ist. So kann jeder Mitarbeiter auch direkt über einen Anruf für ihn informiert werden.

Terminvergabe

In unserem BackofficeManager können Sie Ihren Google Kalender integrieren. Wir vergeben dann Termine nach Ihren Vorgaben.

FAQ-Liste

Mit vier Standardfragen können Sie unseren Sekretärinnen die wichtigsten Informationen für Ihre Anrufer an die Hand geben.

Telefonservice Tarife

Mit unserem CALL2-Tarif sind Sie immer auf der sicheren Seite: pauschale Abrechnung pro Anruf, egal wie lange der Anruf dauert. Das Rechenbeispiel ist durchaus simple: bei 20 Anrufen im Monat zahlen Sie einfach 20 x 1,50 Euro = 30,00 EUR netto. Es gibt keine versteckten oder unkalkulierbaren Kosten für Sie!

Haben Sie ein festes Anrufkontingent pro Monat? Dann sind unsere ANRUFPAKETE genau das richtige für Sie! Bei einer festen Abnahmemenge zahlen Sie pro Monat statt 1,50 EUR netto nur 1,20 EUR netto pro Anruf. Die Anrufpakete lassen sich jeweils in 50er Schritten buchen (50 Anrufe, 100 Anrufe, 150 Anrufe, …). Bitte beachten Sie hierbei, dass nicht verbrauchte Anrufe am Ende des Monats verfallen und nicht in den Folgemonat übertragen werden können. Wenn Sie mehr als die gebuchte Anrufmenge verbrauchen, werden alle Anrufe darüber hinaus mit 1,50 EUR netto abgerechnet.

TARIF CALL2
keine Einrichtungsgebühr
keine monatliche Grundgebühr
nur 1,50 EUR pro Anrufannahme ^{2) 4)}
0,00 EUR pro Gesprächsminute
0,00 EUR/Anrufnotiz Anrufbenachrichtigung per E-Mail
Call2 jetzt beauftragen

TARIF ANRUFPAKET
keine Einrichtungsgebühr
Paketabhängige monatliche Grundgebühr
nur 0,00 EUR pro Anrufannahme ^{2) 3)}
0,00 EUR pro Gesprächsminute
0,00 EUR/Anrufnotiz Anrufbenachrichtigung per E-Mail
Anrufpaket jetzt beauftragen

Vollständige Preistabelle anzeigen

2) Es erfolgt keine Berechnung bei sogenannten „Auflegern“ oder Anrufern, die sich verwählt haben.

3) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr 19-7, Sa-So 0-24) werden nicht über das Anrufkontigent abgerechnet, sondern pauschal mit 2,50 EUR netto pro Anruf in Rechnung gestellt. Anrufe oberhalb der Freimenge werden mit 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.

4) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr. 19-7, Sa-So 0-24) werden mit 2,50 EUR statt 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.

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Mrz 14

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Eins steht fest: Hochzeitsplaner machen einfach einen krassen Job!
Hier sind fünf Gründe, warum sich ein Telefonsekretariatsservice wie unserer für dich als Hochzeitsplaner lohnt:

🤓 Professionelle Erstkontakte: Du weißt, dass der erste Eindruck zählt. Ein Telefonsekretariatsservice bietet eine professionelle Anrufannahme im Namen deines Hochzeitsplanungsunternehmens. So kannst du potenzielle Kunden von Anfang an mit einem professionellen und freundlichen Service beeindrucken.

💡 Zeit für Kreativität: Du bist ein Künstler, wenn es darum geht, Hochzeiten zu planen. Durch Auslagerung der Anrufverwaltung an einen Telefonsekretariatsservice kannst du dich auf deine kreativen Ideen konzentrieren, ohne von ständigen Anrufen unterbrochen zu werden.

💪 Flexibilität und Skalierbarkeit: Hochzeitsplanung ist eine saisonale Branche, und die Anrufhäufigkeit kann stark variieren. Ein Telefonsekretariatsservice passt sich flexibel deinem Bedarf an, egal ob es um die Abwicklung von Buchungen während der Hochsaison oder um die Beantwortung von Anfragen in ruhigeren Zeiten geht.

☎️ Keine verpassten Anrufe mehr: In der Hochzeitsbranche dreht sich alles um Timing. Ein Telefonsekretariatsservice stellt sicher, dass keine Anrufe unbeantwortet bleiben, auch wenn du gerade bei einer Veranstaltung oder in einem Meeting bist. Das bedeutet zufriedenere Kunden und verpasste Geschäftschancen werden vermieden.

🔍 Fokussierung auf das Wesentliche: Deine Leidenschaft liegt darin, Traumhochzeiten zu verwirklichen. Indem du die Anrufverwaltung an einen Telefonsekretariatsservice auslagerst, kannst du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst – die Planung und Umsetzung unvergesslicher Hochzeitsmomente.

Weitere Informationen zu unseren Angeboten und Leistungen findest du auf unserer Website unter www.phonea.de 💒💼

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Feb 29

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Es ist mal wieder so weit, wir haben ein Schaltjahr. Und damit: HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH an alle "Schaltjährigen!". Wir gratulieren allen Geburtstagskindern herzlich! Und natürlich auch denen, die am 29.02. ihren Hochzeits- oder Jahrestag feiern. 🥳🎉

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Feb 23

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Von der Selbstständigkeit träumen viele Menschen – gerade die ersten Monate können es aber ganz schön in sich haben. Du stehst am Anfang eines aufregenden Weges mit deinem Start-up? Dann gibt es einige clevere Schritte, die dir den Weg ebnen können. Hier sind fünf Tipps, die dein Start-up auf die Überholspur bringen:

💡 Know Your Niche: Du bist leidenschaftlich bei dem, was du tust, richtig? Finde deine Nische und konzentriere dich darauf, wirklich großartig darin zu sein. Je besser du deine Zielgruppe verstehst, desto besser kannst du ihre Bedürfnisse erfüllen.

↔️ Agile Flexibilität: Start-ups müssen flexibel sein, um auf Veränderungen schnell zu reagieren. Bleibe offen für Anpassungen, sei agil und lerne aus jeder Erfahrung. Flexibilität ist der Schlüssel zum Überleben und Wachsen.

💻 Online-Präsenz stärken: Dein digitales Erscheinungsbild ist deine Visitenkarte. Sorge dafür, dass deine Website ansprechend und benutzerfreundlich ist. Nutze Social Media, um deine Botschaft zu verbreiten. Deine Online-Präsenz ist oft der erste Eindruck, den potenzielle Kunden von dir bekommen.

🪄 Outsourcing Magic: Du kannst nicht alles alleine machen, und das ist okay. Outsourcing kann magisch sein, um Aufgaben effizient zu erledigen. Ein Telefonsekretariatsservice wie unserer ist eine clevere Möglichkeit, professionelle Anrufverwaltung ohne den Overhead einer eigenen Abteilung zu haben. Mehr Infos zu unseren Angeboten und Leistungen findest du hier: https://www.phonea.de/telefonservice-fuer-start-ups/?fbclid=IwAR3Bndd71UBQX3UX_tbdlstsS0bl1CHM7sLpBRK5hw-6Q8ifxzJ8j6BS3KA

🤝 Netzwerken mit Bedacht: Netzwerken ist mehr als nur Hände schütteln. Baue sinnvolle Beziehungen auf, sei es mit anderen Start-ups, potenziellen Kunden oder Mentoren. Ein starkes Netzwerk kann dir wertvolle Ressourcen, Ratschläge und vielleicht sogar neue Geschäftsmöglichkeiten bieten.

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Feb 14

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Wir wünschen euch allen einen schönen Valentinstag. 💐❤️

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Feb 8

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Das Leben als Selbstständige oder Selbstständiger kann ganz schön stressig sein. Wenn du ein Start-up führst, weißt du, dass jeder Moment zählt. Hier sind fünf überzeugende Gründe, warum ein Telefonsekretariatsservice genau das Upgrade sein könnte, das dein Start-up braucht:

🤓 Professionelle Präsenz: Du möchtest, dass dein Start-up groß rauskommt, oder? Ein Telefonsekretariatsservice verleiht deinem Unternehmen von Anfang an eine professionelle Note. Mit einer professionellen Anrufannahme punktest du bei Kunden und Geschäftspartnern.

💪 Skalierbarkeit ohne Stress: Start-ups sind dynamisch und wachsen schnell. Ein Telefonsekretariatsservice passt sich flexibel an deine Anforderungen an. So kannst du dich auf dein Business konzentrieren, während die Anrufverwaltung reibungslos funktioniert.

☎️ Kundenservice auf Höchstniveau: Kunden sind die Lebensader jedes Start-ups. Ein Telefonsekretariatsservice gewährleistet eine ständige Erreichbarkeit, schnelle Rückrufe und individuelle Kundenbetreuung. Das schafft Vertrauen und Kundenzufriedenheit.

⏰ Zeit für das Wesentliche: Dein Tag hat nur 24 Stunden, und die sollten optimal genutzt werden. Ein Telefonsekretariatsservice übernimmt die Anrufverwaltung und Terminplanung, sodass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst – die Entwicklung deines Start-ups.

🫰 Kosteneffizienz ohne Kompromisse: Start-ups sind oft kostenbewusst. Ein Telefonsekretariatsservice ist eine kosteneffiziente Lösung im Vergleich zur Einstellung eines eigenen Teams. Du zahlst nur für die Dienstleistungen, die du wirklich benötigst.

Mehr Infos zu unseren Leistungen und Angeboten findest du unter www.phonea.de
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Feb 3

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Wenn Mitarbeiter kündigen, liegt das meistens nicht daran, dass sie die ihnen gestellten Aufgaben nicht bewältigen können, sondern daran, dass sie sich nicht wertgeschätzt fühlen oder sich im Arbeitsumfeld unwohl fühlen.
Hier sind fünf Tipps, um die Loyalität deiner Mitarbeiter zu stärken und eine starke, engagierte Belegschaft aufzubauen:

🗣️ Kommunikation auf Augenhöhe: Du bist nicht nur der Chef, sondern ein Teammitglied. Kommuniziere auf Augenhöhe, höre zu und respektiere die Meinungen deiner Mitarbeiter. Eine offene Kommunikation fördert Vertrauen und Bindung.

🙏 Anerkennung und Wertschätzung zeigen: Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, sind motivierter. Zeige Anerkennung für ihre Beiträge, sei es durch öffentliche Lobeshymnen oder persönliche Dankesworte. Kleine Gesten können große Auswirkungen haben.

🤓 Entwicklungsmöglichkeiten bieten: Unterstütze die berufliche Entwicklung deiner Mitarbeiter. Biete Schulungen, Weiterbildungen und klare Karrierepfade an. Wenn sich Mitarbeiter weiterentwickeln können, steigt nicht nur ihre Loyalität, sondern auch ihre Leistung.

🤝 Gemeinschaftsgefühl stärken: Eine starke Teamkultur fördert die Bindung der Mitarbeiter. Organisiere Teamevents, Team-Building-Aktivitäten oder auch informelle Treffen. Ein starkes Gemeinschaftsgefühl schafft eine positive Arbeitsumgebung.

❤️ Flexibilität und Work-Life-Balance: Verstehe die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter hinsichtlich Flexibilität und Work-Life-Balance. Die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitsgestaltung zeigt Wertschätzung und fördert die Lebensqualität der Mitarbeiter.

Mitarbeiterloyalität ist keine Einbahnstraße. Wenn du in deine Mitarbeiter investierst, werden sie es dir mit Engagement und Loyalität zurückgeben. 💼

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