Urlaubsvertretung für Ihre Sekretärin
Gönnen Sie Ihrer Sekretärin eine Auszeit!
Wir sind für Sie da… 0800 / 80 70 1000
Der Anruf geht in Ihrem Office ein. Wenn Sie nicht erreichbar sind oder gerade im Gespräch sind greift nun die Anrufweiterleitung.
Urlaubsvertretung Sekretärin
phonea Sekretariatsservice: die zuverlässige Urlaubsvertretung für Ihr Sekretariat
Eine gute Sekretärin ist wie die Seele des Unternehmens. Doch was geschieht, wenn sie Urlaub macht oder krank geworden ist? Dank unseres komfortablen Sekretariatsservices, der Ihnen top-qualifiziertes und routiniertes Personal zur Verfügung stellt, brauchen Sie sich auch bei längerer Abwesenheit Ihrer Sekretärin keine Sorgen um eingehende Anrufe machen. Die Mitarbeiterinnen von Phonea erledigen alle wichtigen Büroaufgaben für Sie! Wir stellen Ihnen flexible und erfahrene Sekretärinnen zur Verfügung, die Ihre Sekretariatsaufgaben so zuverlässig erledigen, als wäre Ihre eigene Sekretärin gar nicht verreist.
Mit der Urlaubsvertretung von phonea bleibt nichts liegen
Mit Unterstützung des Büroservices von phonea gehören Befürchtungen, dass sich zu Urlaubszeiten unerledigte Aufgaben ansammeln, der Vergangenheit an. Die Service-Mitarbeiterinnen von phonea sind die perfekte Urlaubsvertretung, denn sie arbeiten von Anfang an so, als sei Ihr Sekretariat wie gewohnt besetzt. Sie nehmen nicht nur Anrufe entgegen, sondern erfüllen die Aufgaben eines kompletten Sekretariats und sorgen dafür, dass garantiert kein Bearbeitungsstau entsteht. Auch während der Abwesenheit Ihrer „Büroperle“ haben Ihre Kunden und Kundinnen immer einen persönlichen Ansprechpartner, der eingehende Anrufe an den richtigen Mitarbeiter, die richtige Mitarbeiterin weiterleitet und gegebenenfalls beantwortet. Der Büro- und Telefonservice von Phonea ist komfortabel, günstig und dank kurzer Vertragslaufzeiten ideal als Urlaubsvertretung. Wenn Sie ihn nutzen, brauchen Sie auch kein separates Büro, denn wir erledigen Ihre Anliegen zentral in den phonea-Räumlichkeiten. Urlaubsvertretung Sekretärin.
Die freundlichen Service-Mitarbeiterinnen von Phonea stehen Ihnen montags bis freitags von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr zur Verfügung (ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage). Gegen einen geringen Aufpreis buchen Sie unsere Dienstleistung sogar 24/7 an 365 Tagen im Jahr. Unsere Mitarbeiterinnen übernehmen nicht nur die Anrufannahme, sie dokumentieren auch sämtliche Informationen, die mit dem Anruf zusammenhängen und leiten sie nach dem Gespräch gleich an Sie weiter. Gerne senden sie Ihnen eine Zusammenfassung sämtlicher Anruf eines Tages als PDF-Datei zu. Sie finden alle Informationen aber auch online im BackOffice-Manager. Sollten Sie eine Vorzimmerfunktion benötigen, können Sie die im Kunden-Login ebenfalls problemlos mitbuchen, indem Sie andere Kollegen und Kolleginnen in der Mitarbeiterverwaltung eintragen. So kommt jeder Anruf garantiert bei der richtigen Person an.
Phonea Sekretariatsservice – Ihre Vorteile:
Wir sind bei Bedarf rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr und auch am Wochenende verfügbar. Gerne filtern unsere Sekretärinnen die eingehenden Anrufe, leiten sie an die entsprechende Abteilung weiter oder vereinbaren Termine mit dem Anrufer. Sie können Ihr Sekretariat ganz bequem vom Smartphone aus steuern und entscheiden selbst, wann Sie erreichbar sein möchten. Auch Ihr Google Kalender lässt sich leicht in den BackOffice-Manager integrieren. Unsere Sekretärinnen vergeben dann neue, passende Termine. Doch was fast noch wichtiger ist: Ihre Kunden und Kundinnen werden nicht anonym abgefertigt und landen mit ihrem Anliegen auch nicht im „Nirgendwo“.
Am besten, Sie vereinbaren noch heute einen Beratungstermin!
/// DIE HIGHLIGHTS UNSERES SEKRETARIATSSERVICE
RUND UM DIE UHR
Für einen geringen Aufpreis von 29,50 Euro je Monat sind wir gerne rund um die Uhr an allen Wochentagen zur Verfügung. Natürlich auch an Feiertagen.
VERTRETUNG BEI URLAUB / KRANKHEIT
Da wir keine langen Vertragslaufzeiten haben, können Sie uns auch nur als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung in Anspruch nehmen. Wir sind auch kurzfristig einsatzbereit.
BACKOFFICE MANAGER
Unser Kundenlogin, auch BackofficeManager genannt, steht Ihnen nach Accountfreischaltung zur Verfügung. Dort können Sie alle Leistungen in Anspruch nehmen und Ihren Account komplett administrieren.
/// UND SO FUNKTIONIERT DIE ANRUFANNAHME IM TELEFONSERVICE
Anrufeingang
Anrufweiterleitung zu phonea
Jetzt leitet Ihre Telefonanlage den Anruf zu phonea weiter. Unsere Sekretärinnen sind nun informiert und kümmern sich um Ihren Anrufer.
Anrufweiterleitung zu phonea
Begrüssung des Anrufers
Unsere phonea Sekretärin nimmt den Anruf in Ihrem Firmennamen entgegen.
Anrufbearbeitung
Der Anruf wird nun entsprechend Ihren Vorgaben bearbeitet. Wir nehmen zusätzlich den Namen, Firmenbezeichnung, Telefonnummer und den Grund des Anrufs auf. Wenn Sie zusätzliche Informationen wünschen (z.B. Aktenzeichen, Bestellnr., Kunden.) ist dies auch möglich.
Anrufbearbeitung
Benachrichtigung
Nach Abschluss der Anrufbearbeitung erhalten Sie direkt eine Information per Email, SMS oder Fax. Zusätzlich sehen Sie jeden Anruf in unserem Kundenlogin.
/// SEKRETARIATSSERVICE LEISTUNGEN
Service-Zeiten
Montags bis Freitags jeweils 7 – 19 Uhr. Upgrade auf 24/7 möglich.
Rund um die Uhr
Das Serviceupgrade ist für 29,50 Euro netto monatlich möglich. Dafür sind wir dann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Sie da.
Persönliche Begrüßung
Sie bestimmen, wie unsere Kolleginnen sich für Sie melden dürfen. Definieren Sie einfach in unserem BackofficeManager Ihren gewünschten Meldetext.
Vorzimmerfunktion
Auf Wunsch stellen wir alle oder nur ausgewählte Anrufe zu Ihnen durch.
Direkt informiert
Unmittelbar nach der Anrufbearbeitung informieren unsere Sekretärinnen Sie sofort per Email, SMS oder per Fax über den eingegangenen Anruf. Am Ende des Tages können Sie eine kostenlose Zusammenfassung aller Anrufe im PDF-Format erhalten. Oder Sie schauen einfach direkt online im BackofficeManager nach.
Quick Login
Ausgewählte Funktionen (z.B: Umschaltung der Abwesenheitsgründe, Durchstellen von Anrufen ein/aus) können Sie über Safe-URLs direkt ausführen ohne sich jedesmal in unserem BackofficeManager einloggen zu müssen.
Mitarbeiter-Verwaltung
Wenn Sie über Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma verfügen, können Sie diese in unserer Mitarbeiterverwaltung kostenlos erfassen. Unsere Sekretärinnen wissen so genau, wer bei Ihnen für welche Tätigkeiten zuständig ist. So kann jeder Mitarbeiter auch direkt über einen Anruf für ihn informiert werden.
Terminvergabe
In unserem BackofficeManager können Sie Ihren Google Kalender integrieren. Wir vergeben dann Termine nach Ihren Vorgaben.
FAQ-Liste
Mit vier Standardfragen können Sie unseren Sekretärinnen die wichtigsten Informationen für Ihre Anrufer an die Hand geben.
Telefonservice Tarife
Mit unserem CALL2-Tarif sind Sie immer auf der sicheren Seite: pauschale Abrechnung pro Anruf, egal wie lange der Anruf dauert. Das Rechenbeispiel ist durchaus simple: bei 20 Anrufen im Monat zahlen Sie einfach 20 x 1,50 Euro = 30,00 EUR netto. Es gibt keine versteckten oder unkalkulierbaren Kosten für Sie!
Haben Sie ein festes Anrufkontingent pro Monat? Dann sind unsere ANRUFPAKETE genau das richtige für Sie! Bei einer festen Abnahmemenge zahlen Sie pro Monat statt 1,50 EUR netto nur 1,20 EUR netto pro Anruf. Die Anrufpakete lassen sich jeweils in 50er Schritten buchen (50 Anrufe, 100 Anrufe, 150 Anrufe, …). Bitte beachten Sie hierbei, dass nicht verbrauchte Anrufe am Ende des Monats verfallen und nicht in den Folgemonat übertragen werden können. Wenn Sie mehr als die gebuchte Anrufmenge verbrauchen, werden alle Anrufe darüber hinaus mit 1,50 EUR netto abgerechnet.
2) Es erfolgt keine Berechnung bei sogenannten „Auflegern“ oder Anrufern, die sich verwählt haben.
3) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr 19-7, Sa-So 0-24) werden nicht über das Anrufkontigent abgerechnet, sondern pauschal mit 2,50 EUR netto pro Anruf in Rechnung gestellt. Anrufe oberhalb der Freimenge werden mit 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
4) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr. 19-7, Sa-So 0-24) werden mit 2,50 EUR statt 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
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Du bist ein richtiger Telefon-Muffel? Dann lass uns doch Deine Telefonate übernehmen Hier sind 5 Gründe, warum Du unseren Service buchen solltet:
🤓 Ein Telefonsekretariatsservice bietet einen professionellen Kundenservice, indem sie eingehende Anrufe im Namen des Unternehmens beantworten. Die Anrufer erhalten eine freundliche und professionelle Antwort, was den Eindruck vermittelt, dass das Unternehmen gut organisiert und seriös ist.
🕒Ein Telefonsekretariatsservice bietet Unternehmen die Flexibilität, Anrufe rund um die Uhr, an sieben Tagen in der Woche, zu beantworten. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder für solche, die außerhalb der normalen Geschäftszeiten Anrufe erhalten.
📞 Ein Telefonsekretariatsservice kann Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem er eingehende Anrufe entgegennimmt und weiterleitet, sodass Mitarbeiter sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Dadurch werden die Produktivität und die Effizienz des Unternehmens gesteigert.
💸Ein Telefonsekretariatsservice kann kosteneffektiver sein als die Einstellung eines Vollzeit-Sekretariats oder die Schulung der Mitarbeiter, um eingehende Anrufe zu beantworten. Das Unternehmen kann Geld sparen, indem es nur für die tatsächlich genutzten Dienstleistungen zahlt.
📈 Ein Telefonsekretariatsservice kann sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und wachsen, wenn das Unternehmen wächst. Das Unternehmen kann die Dienstleistungen erweitern oder einschränken, je nach Bedarf und Geschäftsentwicklung.
Mehr Infos zu unseren Leistungen gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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Telefonieren ist nicht Dein Ding? Dann lass uns das doch für Dich übernehmen.
Unser Sekretariatsservice und Telefonservice ist für nahezu jede Unternehmensform geeignet. Egal, ob Einzelunternehmer, Rechtsanwälte, Notare oder mittelständige Betriebe. Sprich uns einfach an, wir finden gemeinsam die passende Telefonservice-Lösung für Dich.
Unsere Telefonzentrale im Überblick:
🕓 Erreichbar von Montag bis Freitag, 7-19 Uhr
🔄 Auf Wunsch auch als 24/7-Service erweiterbar
👥 Mitarbeiterverwaltung mit eigenen Benachrichtigungsfunktionen
✉️ Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax nach Anrufbearbeitung
🚫 Telefonservice ohne Grundgebühr und ohne Einrichtungsgebühr
Noch mehr Infos zu unseren Angeboten gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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Wir wünschen allen Papas da draußen einen schönen Vatertag. Ihr seid die Helden unserer Kindheit. 🫶🦸
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Wir wünschen allen Müttern da draußen einen wunderschönen Muttertag. Ihr seid großartig! 💐
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Wir haben die künstliche Intelligenz ChatGPT gefragt, warum Unternehmen einen Telefonsekretariatsservice nutzen sollten. Tja, dem ist nichts mehr hinzuzufügen oder? 🤭😎
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Ach ja, das Homeoffice. Die einen lieben es, die anderen hassen es. 💻
Wusstet Ihr, dass Ticketsysteme Euch auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern können?
Generell sind Ticketsysteme perfekt, wenn mehrere Kollegen zusammen an einer Sache arbeiten, wie zum Beispiel dem Kundenservice. Kunden können mit dem Service über das System kommunizieren, ganz einfach Aufträge einstellen und sich die fertigen Arbeiten dort abholen. Aber auch Kollegen untereinander profitieren von E-Mail-Ticketsystemen. Die Systeme sind meist einfach und leicht zu bedienen. Sie bieten dabei alle benötigten Funktionen und lassen alle Schritte gut nachverfolgen. Es lässt sich genau erkennen, welcher Kollege das Ticket bearbeitet hat, wann das technische Serviceteam benötigt wird und wann das Ticket vom Kunden oder vom Mitarbeiter geschlossen wurde.
Mehr Infos zu den Ticketsystemen gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de
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/// Über uns
Bereits seit Juli 2004 stärken wir unseren Kunden mit unseren Sekretariats- und Office-Lösungen den Arbeitsalltag.
Gerne halten wir auch Ihnen den Rücken frei. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
/// So erreichen Sie uns
0800 / 80 70 100-0
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HowTo: Rufumleitung einrichten
Tipps und Hinweise zur Einrichtung einer Rufumleitung. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag Rufumleitung einrichten