Glossar: Fax2Email
Mit dem Glossar vom phonea Telefonservice noch besser informiert!
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In der heutigen digitalen Zeit ist es problemlos möglich jederzeit von seinem Smartphone aus E-Mails zu empfangen und zu versenden. Kommen jetzt aber Faxe noch ganz klassisch auf dem Faxgerät im Büro an, wird das Ganze schon schwieriger.
Dabei muss das gar nicht sein. Mit Fax-to-Mail ist die Umwandlung beschrieben, die eingehende Faxe in ein digitales Format wandelt, ohne dabei jedes Fax auszudrucken. Das Fax wird entweder in eine PDF, TIF oder GIF Datei umgewandelt und kann so bequem als Anhang in einer E-Mail und somit auch auf dem Smartphone empfangen werden. Geht die Umwandlung in die andere Richtung heißt der Vorgang Mail-to-Fax, funktioniert aber genauso einfach.
Ein großer Vorteil ist die Umweltfreundlichkeit. Das Ausdrucken wird damit überflüssig, wodurch sich Papier sparen lässt. Ein weiterer Vorteil ist der gute Überblick, den der Empfänger bekommt. Er hat seine eingehenden Faxe genauso wie seine E-Mails im Mail-Postfach und kann sie dort ganz einfach sortieren und verwalten.
Mit phonea haben Sie einen starken Sekretariatsservice an Ihrer Seite, der Ihnen genau diesen Service bietet. Nutzen Sie die einfache und umweltfreundliche Möglichkeit, Ihre eingehenden Faxe auf dem Computer oder mobil zu lesen und zu verwalten. Ein weiterer Vorteil davon ist, dass der Weg zum papierlosen Büro geebnet wird.
24 Std. Service | Abwesenheitsgrund | Anrufnotiz | Backoffice | Büroservice | Fax2Email | Inbound Callcenter | Outbound Callcenter | Sekretariatsservice | Telefonauftragsdienst | Telefondienst | Telefonsekretariat | Telefonservice | Telefonweiterleitung | Verschwiegenheitserklaerung | Virtual Office | Vorzimmerfunktion | Warteschleife |
Montags bis Freitags jeweils 7 – 19 Uhr. Upgrade auf 24/7 möglich.
Das Serviceupgrade ist für 29,50 Euro netto monatlich möglich. Dafür sind wir dann rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Sie da.
Sie bestimmen, wie unsere Kolleginnen sich für Sie melden dürfen. Definieren Sie einfach in unserem BackofficeManager Ihren gewünschten Meldetext.
Auf Wunsch stellen wir alle oder nur ausgewählte Anrufe zu Ihnen durch.
Unmittelbar nach der Anrufbearbeitung informieren unsere Sekretärinnen Sie sofort per Email, SMS oder per Fax über den eingegangenen Anruf. Am Ende des Tages können Sie eine kostenlose Zusammenfassung aller Anrufe im PDF-Format erhalten. Oder Sie schauen einfach direkt online im BackofficeManager nach.
Ausgewählte Funktionen (z.B: Umschaltung der Abwesenheitsgründe, Durchstellen von Anrufen ein/aus) können Sie über Safe-URLs direkt ausführen ohne sich jedesmal in unserem BackofficeManager einloggen zu müssen.
Wenn Sie über Mitarbeiter:innen in Ihrer Firma verfügen, können Sie diese in unserer Mitarbeiterverwaltung kostenlos erfassen. Unsere Sekretärinnen wissen so genau, wer bei Ihnen für welche Tätigkeiten zuständig ist. So kann jeder Mitarbeiter auch direkt über einen Anruf für ihn informiert werden.
In unserem BackofficeManager können Sie Ihren Google Kalender integrieren. Wir vergeben dann Termine nach Ihren Vorgaben.
Mit vier Standardfragen können Sie unseren Sekretärinnen die wichtigsten Informationen für Ihre Anrufer an die Hand geben.
Mit unserem CALL2-Tarif sind Sie immer auf der sicheren Seite: pauschale Abrechnung pro Anruf, egal wie lange der Anruf dauert. Das Rechenbeispiel ist durchaus simple: bei 20 Anrufen im Monat zahlen Sie einfach 20 x 1,50 Euro = 30,00 EUR netto. Es gibt keine versteckten oder unkalkulierbaren Kosten für Sie!
Haben Sie ein festes Anrufkontingent pro Monat? Dann sind unsere ANRUFPAKETE genau das richtige für Sie! Bei einer festen Abnahmemenge zahlen Sie pro Monat statt 1,50 EUR netto nur 1,20 EUR netto pro Anruf. Die Anrufpakete lassen sich jeweils in 50er Schritten buchen (50 Anrufe, 100 Anrufe, 150 Anrufe, …). Bitte beachten Sie hierbei, dass nicht verbrauchte Anrufe am Ende des Monats verfallen und nicht in den Folgemonat übertragen werden können. Wenn Sie mehr als die gebuchte Anrufmenge verbrauchen, werden alle Anrufe darüber hinaus mit 1,50 EUR netto abgerechnet.
2) Es erfolgt keine Berechnung bei sogenannten „Auflegern“ oder Anrufern, die sich verwählt haben.
3) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr 19-7, Sa-So 0-24) werden nicht über das Anrufkontigent abgerechnet, sondern pauschal mit 2,50 EUR netto pro Anruf in Rechnung gestellt. Anrufe oberhalb der Freimenge werden mit 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
4) Anrufe ausserhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr. 19-7, Sa-So 0-24) werden mit 2,50 EUR statt 1,50 EUR netto pro Anruf berechnet.
Zugegeben, das klingt verlockend, ist aber natürlich nicht wirklich möglich. Wir verraten dir, was bei zu viel Stress auf der Arbeit wirklich hilft:
🕒 Zeitmanagement: Effektives Zeitmanagement ist entscheidend, um Stress zu reduzieren. Erstelle eine To-Do-Liste oder nutze digitale Tools, um deine Aufgaben zu organisieren. Priorisiere wichtige Aufgaben und arbeite sie Schritt für Schritt ab. Plane Pausen zwischen den Aufgaben ein, um dich zu erholen und zu regenerieren.
📝 Delegieren: Versuche, nicht alles selbst zu erledigen. Delegiere Aufgaben an Teammitglieder oder Kollegen, wenn möglich. Dies verteilt die Arbeitsbelastung und gibt dir mehr Raum, dich auf diejenigen Aufgaben zu konzentrieren, die deine besondere Aufmerksamkeit erfordern.
😴 Pausen einlegen: Plane regelmäßige Pausen in deinen Arbeitstag ein. Nutze diese Pausen, um dich zu bewegen, tief durchzuatmen und Stress abzubauen. Selbst kurze Spaziergänge oder Atemübungen können dabei helfen, dich zu entspannen.
🗣️ Kommunikation: Kommunikation ist entscheidend, um Stress auf der Arbeit zu bewältigen. Sprich offen mit Vorgesetzten oder Kollegen über deine Anliegen und Belastungen. Oft können Lösungen gefunden werden, wenn du deine Herausforderungen teilst.
🚫 Grenzen setzen: Lerne, Nein zu sagen und klare Grenzen zu setzen. Überforderung kann Stress verursachen, daher ist es wichtig zu wissen, wann du genug Arbeit aufgenommen hast. Priorisiere deine Gesundheit und Wohlbefinden.
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TELEFONSERVICE FÜR TANZSCHULEN UND TANZLEHRER.
Anrufannahme auch während Deiner Tanzkurse? Dann sind wir Dein Partner. 💃🕺
Beim Tanz ist man sehr nah an der Person, um bestmögliche Ergebnisse erzielen zu können. Individuelles Eingehen auf die persönlichen Wünsche ist hierbei ein wichtiges Element. PHONEA ist stets nah am Unternehmen und an den Kunden und bietet daher das optimale Bindeglied zwischen beiden Seiten. Wie beim Tanz selbst, baut PHONEA hier eine persönliche Bindung auf, die den Kunden direkt anspricht. Insbesondere für kleine Unternehmen ist unser Service attraktiv und zielführend. Durch individuelle Anpassungen der Aufgaben, bezogen auf die Wünsche des Unternehmens, können wir die Kosten idealisieren und somit einen optimalen Preisrahmen schaffen. 💪
Der Telefonservice wird an Werktagen von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr angeboten. Dieser Service kann auf Wunsch auch auf einen 24/7 Service erweitert werden, welcher dann bereits durch eine geringe monatliche Grundgebühr abgedeckt werden kann. Jegliche Anfragen, Absprachen oder auch Beratungen werden kompetent und freundlich von unserem Personal durchgeführt, damit Dein Unternehmen stets im besten Licht erscheint. 📞
Mehr Informationen zu unseren Leistungen gibt es auf unserer Website unter www.phonea.de 💻
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Wir haben euch vor kurzem Tipps gegen Prokrastination verraten und weil die so gut bei euch angekommen sind, haben wir hier noch ein paar weitere Ideen, wie ihr mit dem Prokrastinieren aufhören könnt:
😴 Plane Pausen ein: Setze bewusst Pausen ein, um dich zu erholen. Übermäßiges Arbeiten ohne Pause kann zur Erschöpfung führen und das Verlangen nach Aufschieben erhöhen.
🎁 Belohne dich selbst: Setze dir Belohnungen für erledigte Aufgaben. Eine kleine Belohnung nach getaner Arbeit kann motivieren.
🕖 Finde den richtigen Zeitpunkt: Identifiziere die Tageszeit, zu der du am produktivsten bist, und plane anspruchsvolle Aufgaben für diese Zeit.
📝 Vermeide Perfektionismus: Strebe nach Fortschritt, nicht nach Perfektion. Oftmals führt der Wunsch nach Perfektion dazu, dass Aufgaben aufgeschoben werden.
🤝 Stelle Verantwortung sicher: Teile anderen mit, welche Aufgaben du erledigen möchtest. Dies schafft eine gewisse Verantwortung und kann dich motivieren.
💭 Visualisiere den Erfolg: Stell dir vor, wie es sich anfühlt, eine Aufgabe abgeschlossen zu haben, und nutze diese Vorstellung, um dich zu motivieren.
📝 Reflektiere deine Gründe: Frage dich, warum du bestimmte Aufgaben aufschiebst. Manchmal hilft es, die zugrunde liegenden Gründe zu erkennen.
Was macht ihr, um weniger zu prokrastinieren?
Wie heißt es so schön? Was du heute kannst besorgen, das verschiebe ruhig auf morgen. Wir tendieren dazu, Aufgaben, die uns unangenehm sind, immer weiter vor uns herzuschieben und das kann auf der Arbeit zum Problem werden.
Deswegen sind hier 7 Tipps gegen die Prokrastination:
🔍 Setze klare Ziele: Definiere klare und konkrete Ziele für deine Arbeit. Das Festlegen von Zielen kann dich motivieren und dir eine klare Richtung geben.
⏰ Nutze die Zwei-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort. Dies hilft, kleine Aufgaben zu erledigen, bevor sie sich ansammeln.
🥱Nutze die Pomodoro-Technik: Arbeite für eine bestimmte Zeit (normalerweise 25 Minuten) konzentriert an einer Aufgabe, gefolgt von einer kurzen Pause. Dies kann helfen, die Konzentration zu erhöhen und das Aufschieben zu minimieren.
❗Priorisiere Aufgaben: Nutze Techniken wie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Konzentriere dich auf die Aufgaben, die einen echten Einfluss haben.
📑Brich große Aufgaben auf: Teile große Aufgaben in kleinere, handhabbare Schritte auf. Das macht die Arbeit weniger überwältigend und erleichtert den Start.
📝 Verwende To-Do-Listen: Erstelle Listen mit Aufgaben und arbeite sie schrittweise ab. Das Abhaken erledigter Aufgaben kann motivierend wirken.
🚫 Eliminiere Ablenkungen: Schalte Benachrichtigungen aus, räume deinen Arbeitsplatz auf und reduziere alles, was dich ablenken könnte
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Telefonieren ist nicht so Dein Ding? Dann ist vielleicht unser Telefonsekretariatsservice etwas für Dich. Ein Telefonsekretariatsservice ist ein Dienst, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Anrufverwaltung und Kundenkommunikation effizient zu gestalten, ohne dass sie ein eigenes internes Sekretariat oder eine Rezeption haben müssen.
Die Hauptfunktionen eines Telefonsekretariatsservices können sein:
☎️ Anrufannahme und Weiterleitung: Professionelle Mitarbeiter des Dienstleisters nehmen Anrufe im Namen des Unternehmens entgegen und leiten sie entsprechend den Anweisungen weiter. Dies kann bedeuten, Anrufe an bestimmte Personen, Abteilungen oder Standorte weiterzuleiten.
↪️ Nachrichtenweiterleitung: Wenn Anrufe nicht sofort angenommen werden können, können die Mitarbeiter des Dienstleisters Nachrichten aufzeichnen und diese an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten.
↪️ Terminvereinbarungen: Der Telefonsekretariatsservice kann Termine für Kunden und Geschäftspartner im Namen des Unternehmens vereinbaren, den Kalender verwalten und Bestätigungen senden.
🤝 Kundenservice: Die Mitarbeiter des Dienstleisters können grundlegende Kundenanfragen beantworten, Informationen über das Unternehmen bereitstellen oder Anrufer an die richtige Stelle weiterleiten.
🆘 Notrufmanagement: In einigen Fällen kann der Dienst auch als Notruf- oder Bereitschaftsdienst fungieren, der Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten bearbeitet und bei dringenden Angelegenheiten benachrichtigt.
⚖️ Skalierbarkeit: Der Service kann je nach Bedarf skaliert werden, um die Anrufkapazität zu erhöhen oder zu reduzieren, je nach den Geschäftsanforderungen.
Mehr Informationen zu unseren Leistungen und Angeboten gibt es unter www.phonea.de
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Bereits seit Juli 2004 stärken wir unseren Kunden mit unseren Sekretariats- und Office-Lösungen den Arbeitsalltag.
Gerne halten wir auch Ihnen den Rücken frei. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!
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Tipps und Hinweise zur Einrichtung einer Rufumleitung. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag Rufumleitung einrichten