Glossar: Telefonsekretariat

TELEFONSERVICE GLOSSAR: TELEFONSEKRETARIAT

Die meisten Geschäftskontakte laufen über E-Mail oder Fax. Das Telefon spielt nach wie vor eine ganz wichtige Rolle und ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Ein Telefonsekretariat kann also ein ganz entscheidender Vorteil gegenüber Wettbewerbern sein. Und mehr als das. Die kompetenten Mitarbeiter nehmen im Firmennamen die Anrufe entgegen. Sie können einfache Auskünfte erteilen, Bestellungen aufnehmen und darüber hinaus, je nach Absprache den Kunden weiterhelfen. Der Anrufer braucht nicht mit einem Anrufbeantworter sprechen, ist beruhigt und hat die Gewissheit, dass seinem Anliegen Beachtung geschenkt wird.

Mit dem Telefonsekretariat gehen keine Anrufe verloren. Weder die von potenziellen Neukunden, noch die von bestehenden Kunden. Besonders Neukunden sind verärgert, wenn sie während der üblichen Geschäftszeiten niemanden erreichen. Sie melden sich meist kein zweites Mal, sondern rufen bei der Konkurrenz an. Dabei erhält der Auftraggeber direkt die Nachricht über den Anruf und das Anliegen des Kunden. Je nach Absprache erfolgt die Information über E-Mail, Fax oder SMS. Es gibt keine gesammelte Information erst am Ende des Tages. Damit kann es nicht passieren, dass zeitkritische Dinge übersehen werden.

Wie lange und an welchen Tagen das Telefonsekretariat die Anrufe entgegennehmen soll, kann individuell abgesprochen werden. So individuell die Absprache der Aufgaben für die Mitarbeiter des Telefonsekretariats ist, so individuell sind auch die Zeiten, an denen der Telefondienst übernommen wird. Je nach Notwendigkeit stehen die Mitarbeiter rund um die Uhr zur Verfügung. Dem Auftraggeber bleibt Zeit für die wesentlichen Aufgaben, da das Telefon nicht dazwischenkommt. Durch die direkte Information über die Anrufe kann er individuell entscheiden, ob er den Kunden sofort zurückruft oder das Anliegen etwas Zeit hat.