Wir alle kennen sie: Newsletter. Sie trudeln täglich in unser Mailpostfach, mal erwünscht, aber auch oft unerwünscht. Oder wir verschicken sie selbst, um unsere Kunden über neue Produkte oder Dienstleistungen zu informieren. Bekannt ist, dass der Newsletter-Empfänger dem Versender seine Einwilligung geben muss. Aber wie lange gilt diese eigentlich?

Auch das LG München musste sich mit dieser Frage beschäftigen. Im vorliegenden Fall bekam ein Rechtsanwalt Ende 2009 einen Newsletter, und er war der Ansicht, keine Einwilligung erteilt zu haben. Der Versender des Newsletters bekam eine Abmahnung und die Aufforderung eine Unterlassungserklärung zu unterzeichnen. Der Unternehmer weigerte sich, er meinte, es gäbe eine Einwilligung. Das LG München erließ darauf hin eine einstweilige Verfügung gegen ihn. Der Unternehmer legt wiederum Widerspruch ein. Lt. seinen Argumenten hatte der Rechtsanwalt im Mai 2008 an einem Gewinnspiel teilgenommen und dabei auch seine Einwilligung erteilt.

Das LG München traf folgende Entscheidung: Ob der Rechtsanwalt seine Einwilligung gegeben habe oder nicht, sei in diesem Fall irrelevant. Zwischen der angeblichen Einwilligung und dem Newsletter lagen 1,5 Jahre, in denen der Unternehmer die E-Mail des Anwaltes nicht für Werbezwecke genutzt hatte. Für das LG München zu lang und damit erfolgte der Versand ohne Einwilligung und stellt damit eine unzumutbare Belästigung im Sinne von § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG dar. (Urteil vom 08.04.10 AZ: 17 HKO 138/10).

D.h. jeder Unternehmer oder Dienstleister, der Newsletter oder Werbe-E-Mails versendet, sollte ständig seine Adressdatenbank aktualisieren und neu erhaltene Adressdaten sofort nutzen. Ansonsten droht eine Abmahnung.

- Wichtig sind vor allem die rechtlichen Vorschriften. Auch bei E-Mails müssen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht beachtet werden. Jeder Mitarbeiter muss die Firmensignatur verwenden, die alle rechtlich vorgeschrieben Daten ausweisen muss, beispielsweise: Unternehmensbezeichnung, ladungsfähige Anschrift, Inhaber, Registernummer.

- E-Mails sollten möglichst binnen 24 – 48 Stunden beantwortet werden. Der Betreff sollte kurz und aussagefähig sein, und bei Antwort oder Weiterleitung auch nicht geändert werden, um bessere Zuordnung zu gewährleisten. Der Text sollte sachlich und höflich formuliert sein, auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik ist zu achten. Auf ausufernden Small Talk oder den Einsatz von Smilies ist besser zu verzichten, das ist aber auch abhängig von der Geschäftsbeziehung. Wird ein eher lockerer Ton gepflegt, ist auch ein wenig Small Talk oder das ein oder andere Smilie erlaubt, wenn nicht übertrieben wird.

- Die E-Mail selbst sollte nur aus reinem Text bestehen, alles Weitere wie beispielsweise Bilder oder Präsentationen gehören in den Anhang. So ist gewährleistet, dass auch bei Empfängern, die ein anderes E-Mailprogramm nutzen alles korrekt ankommt. Bei den Anhängen sollten nur gängige Formate z.B. jpg, pdf, ppt verwendet werden. Ebenfalls ist auf die Größe der Anhänge zu achten, da einige E-Mailprogramme eine Größenbeschränkung haben.

- Beim Einsatz von Verteilerlisten sollte darauf geachtet werden, ob die E-Mail tatsächlich an alle Empfänger gehen muss. Nicht immer muss die halbe Firma in Kopie genommen werden. Auch offene Empfängerlisten sind nicht ratsam. Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen, sollte vermieden werden, dass alle E-Mail-Adressen offen erkennbar sind, denn ist die E-Mail-Adresse durch Dritte erkennbar, braucht der Versender die Einwilligung der Empfänger.

- Schriftliche Äußerungen können schnell zu Missverständnissen führen. Ist die Lage noch ruhig und sachlich, sollte dieses sofort geklärt werden. Sind die E-Mails aber bereits emotional belastet, ist es besser, eine Nacht darüber zu schlafen und dann erst zu antworten. In der Regel kann dann das Problem wieder sachlich besprochen werden und weitere Missverständnisse oder Diskussionen werden vermieden. (Wie auch im echten Leben).

Ihr phonea-Team

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… gibt es uns nun schon. Begonnen haben wir mit unserem telefonischen Sekretariatsservice, und im Laufe der Jahre konnten wir, auch dank Ihnen, unsere Serviceangebote um einige Online-Dienste und zuletzt den Inkassoservice erweitern. Auch in Zukunft werden wir gerne unser Angebot weiter ausbauen. Seien Sie gespannt. Für Ihre Treue und die gute Zusammenarbeit in den letzten Jahren möchten wir uns bei Ihnen mit folgendem Angebot bedanken:

Jede neue Anmeldung im Monat Juli zu unserem 24-Std.-Service zahlt im Juli und August keine monatliche Grundgebühr. Sie sparen 2 x 19,50 Euro = 39,- Euro, für die Sie doch sicherlich in Ihrem Sommerurlaub eine gute Verwendung finden. Das Angebot gilt sowohl für Neu- als auch für Bestandskunden.

Wir freuen uns auf weitere gute Zusammenarbeit und die nächsten sieben Jahre.

Ihr Phonea-Team