Wir alle benutzen sie täglich. Wir lieben und verfluchen sie – die E-Mail. Eigentlich eine geniale Erfindung und aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Aber gerade hier sollten ein paar Regeln beachtet werden.

- Wichtig sind vor allem die rechtlichen Vorschriften. Auch bei E-Mails müssen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht beachtet werden. Jeder Mitarbeiter muss die Firmensignatur verwenden, die alle rechtlich vorgeschrieben Daten ausweisen muss, beispielsweise: Unternehmensbezeichnung, ladungsfähige Anschrift, Inhaber, Registernummer.

- E-Mails sollten möglichst binnen 24 – 48 Stunden beantwortet werden. Der Betreff sollte kurz und aussagefähig sein, und bei Antwort oder Weiterleitung auch nicht geändert werden, um bessere Zuordnung zu gewährleisten. Der Text sollte sachlich und höflich formuliert sein, auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik ist zu achten. Auf ausufernden Small Talk oder den Einsatz von Smilies ist besser zu verzichten, das ist aber auch abhängig von der Geschäftsbeziehung. Wird ein eher lockerer Ton gepflegt, ist auch ein wenig Small Talk oder das ein oder andere Smilie erlaubt, wenn nicht übertrieben wird.

- Die E-Mail selbst sollte nur aus reinem Text bestehen, alles Weitere wie beispielsweise Bilder oder Präsentationen gehören in den Anhang. So ist gewährleistet, dass auch bei Empfängern, die ein anderes E-Mailprogramm nutzen alles korrekt ankommt. Bei den Anhängen sollten nur gängige Formate z.B. jpg, pdf, ppt verwendet werden. Ebenfalls ist auf die Größe der Anhänge zu achten, da einige E-Mailprogramme eine Größenbeschränkung haben.

- Beim Einsatz von Verteilerlisten sollte darauf geachtet werden, ob die E-Mail tatsächlich an alle Empfänger gehen muss. Nicht immer muss die halbe Firma in Kopie genommen werden. Auch offene Empfängerlisten sind nicht ratsam. Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen, sollte vermieden werden, dass alle E-Mail-Adressen offen erkennbar sind, denn ist die E-Mail-Adresse durch Dritte erkennbar, braucht der Versender die Einwilligung der Empfänger.

- Schriftliche Äußerungen können schnell zu Missverständnissen führen. Ist die Lage noch ruhig und sachlich, sollte dieses sofort geklärt werden. Sind die E-Mails aber bereits emotional belastet, ist es besser, eine Nacht darüber zu schlafen und dann erst zu antworten. In der Regel kann dann das Problem wieder sachlich besprochen werden und weitere Missverständnisse oder Diskussionen werden vermieden. (Wie auch im echten Leben).